Management Assistant und Administrator

JOB DESCRIPTION

Wir suchen zur Unterstützung unseres Teams einen Management Assistant und Administrator (m/w/*) in Vollzeit (40 Stunden/Woche) für unseren Standort Mainz zum nächstmöglichen Termin.

 

Ihre Aufgaben:

  • Sie agieren als kompetenter Ansprechpartner (m/w/*) und Organisationstalent für das administrative Tagesgeschäft unserer Geschäftsführung.
  • Sie fungieren als koordinierende Schnittstelle für das administrative Tagesgeschäfts un-serer Geschäftsführung zu unseren Führungskräften, Mitarbeitern und externen An-sprechpartnern und prägen damit maßgeblich das Bild unseres Unternehmens nach au-ßen.
  • Sie organisieren Besprechungen und erledigen die schriftliche sowie telefonische Korres-pondenz intern und extern in deutscher und englischer Sprache.
  • Sie planen und buchen Geschäftsreisen (Flug, Hotelreservierungen, Mietwagen, Visa etc.) im In- und Ausland und sind für deren ordnungsgemäße Abrechnung verantwortlich.
  • In der Zusammenarbeit mit unseren Führungskräften und Projektleitern unterstützen Sie diese bei der Terminfindung mit unseren in- und externen Kunden und bei anderen ad-ministrativen Angelegenheiten.
  • Sie koordinieren die Telefonzentrale.
  • Sie planen und organisieren Workshops sowie Meetings – vor Ort und digital – (Teilneh-mer- und Besuchermanagement, Catering usw.).
  • Folgende Prozesse unterstützen Sie in direkter Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fach-abteilung:
    • Buchhaltung: Prüfung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Erstellung von monatlichen Reports z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen
    • Warenwirtschaft: Kunden- und Lieferantenanlage, Datenpflege und Vertragsma-nagement, Warenannahme und Eingangsprüfung
    • Administrative Unterstützung bei Einkaufsprozessen
    • Finanzen: z.B. Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten, Verwaltung von Provisi-onszahlungen und Drittmittelprojekten
    • Versand von Kundenbestellungen

 

Ihr Profil:

  • Ausbildung zu Bürokaufmann/frau mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in vergleich-barer Position oder Studium mit Abschluss Bachelor, VWA etc.
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Hohe Zuverlässigkeit, Lösungsorientierung und pragmatische Herangehensweise
  • Gute Ausdrucksweise und hohe kommunikative Fähigkeiten
  • Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fortgeschrittene Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen
  • Kenntnisse in der Benutzung von ERP-Systemen von Vorteil

 

Wir bieten:

  • Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • Eine attraktive Vergütung inkl. Aktienoptionen
  • Flexibilität bei Arbeitszeit und -Ort
  • Flache hierarchische Strukturen
  • Die Chance, sich in ein innovatives und motiviertes Team einzubringen
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr

 

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsun-terlagen, Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum per E-Mail an jobs@mainzbiomed.com.

Ihr Ansprechpartner, Herr Philipp Freese, steht Ihnen über diese E-Mail-Adresse oder telefonisch unter +49 (0)6131/55428-60 gerne vorab für Fragen zur Verfügung.

JOB DESCRIPTION PDF

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POSTED DATE

June 19, 2022

CLOSING DATE

October 1, 2022

STARTING DATE

November 1, 2022

LOCATION

Mainz, Germany

REFERENCE NUMBER/ID

MB016

APPLY NOW

OTHER VACANCIES

Senior Accountant
Mainz, Germany

Posted:

June 23, 2022
Wissenschaftlichen Mitarbeiter
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Posted:

June 4, 2022
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Posted:

June 3, 2022

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